Automação de processos para pequenas empresas: por onde começar

Automação de processos é fazer o computador cuidar de uma tarefa que hoje alguém faz à mão, sempre do mesmo jeito. Não é coisa só de empresa grande. Em negócios pequenos ela costuma render ainda mais, porque quem perde tempo com a tarefa repetitiva é justamente o dono.

Como reconhecer uma tarefa que pode ser automatizada

Bons candidatos têm quase sempre as mesmas características:

• se repetem: todo dia, toda semana ou a cada venda;
• seguem regras claras: "se o pagamento entrou, mande o recibo";
• passam informação de um lugar para outro: do email para a planilha, da planilha para o sistema;
• dão problema quando alguém esquece ou digita errado.

Por onde começar

Faça uma lista do que você repete na semana e anote quanto tempo cada coisa leva. Escolha a primeira tarefa pelo cruzamento de dois critérios: a que mais toma tempo e a que mais causa erro. Comece por uma só. Uma automação pequena funcionando ensina mais do que um projeto grande parado.

Exemplos comuns

• Confirmar pedidos e mandar recibo assim que o pagamento é aprovado.
• Lembrar clientes de agendamentos no dia anterior.
• Montar o relatório semanal de vendas a partir das planilhas ou do sistema de pagamento.
• Cadastrar automaticamente quem preenche um formulário do site.
• Avisar no seu celular quando entra uma venda, um pedido grande ou uma reclamação.

Um exemplo real

Os apps da DecoDev são vendidos sem ninguém tocar em nada. Quando a plataforma de pagamento aprova uma compra, um pequeno programa na nuvem recebe o aviso, confere se ele é verdadeiro, gera a licença do comprador e a envia por email em segundos. Ao mesmo tempo, um aviso chega no celular do dono. Antes, cada venda exigiria conferir o pagamento, gerar a licença e escrever o email à mão.

O que esperar

Uma boa automação devolve tempo, reduz erros de digitação e faz o cliente ser atendido mais rápido, inclusive fora do horário comercial. Ela também precisa ser acompanhada: avisar quando algo dá errado e ter um jeito simples de fazer a tarefa à mão se for preciso.

Quanto custa

Depende da tarefa e dos sistemas envolvidos. Muitas automações rodam em serviços com plano gratuito e custam só o trabalho de montar. Por isso o primeiro passo é sempre entender a rotina: o que entra, o que precisa acontecer e o que deve sair no fim.